Prenotazioni

1. Come funziona: due modi per prenotare

Le prenotazioni possono arrivare da due "porte" diverse, e la differenza è importante:

La pagina pubblica — è il tuo indirizzo web dedicato, che condividi con i clienti. Il cliente prenota da solo, senza registrarsi e senza password. Al termine riceve un link personale con cui potrà rivedere, modificare o cancellare il proprio appuntamento.
Il backoffice — sei tu e il tuo team, che entrate con le vostre credenziali per configurare l'attività e gestire l'agenda.

📌 La regola d'oro: i limiti di tempo valgono solo per i clienti. Preavviso minimo, finestra di cancellazione e limite massimo di prenotazione riguardano solo chi prenota da solo dalla pagina pubblica. Tu e i tuoi operatori potete inserire, spostare o cancellare un appuntamento in qualsiasi momento — anche cinque minuti prima, anche fra mesi.

2. Chi vede e gestisce cosa (ruoli)

Ogni persona del team ha un ambito di azione diverso:

Operatore (ambito personale): vede e gestisce solo i propri appuntamenti, il proprio calendario, i propri orari e le proprie assenze.
Operatore con lettura estesa: vede l'agenda di tutti i colleghi, ma agisce solo sulla propria.
Operatore con gestione estesa: vede e gestisce l'agenda di tutti.
Titolare / Gestore: configura l'intera attività e gestisce l'agenda di tutti.

3. Dove si trova

Nel menu laterale, sotto Gestisci, clicca su Prenotazioni. Trovi:

Gestione prenotazioni — l'agenda vera e propria.
Impostazioni — la configurazione della tua pagina di prenotazione.

4. Gestione prenotazioni (l'agenda)

Vista Giorno / Settimana — alterna la visualizzazione con i pulsanti in alto, con una colonna per ogni operatore del team.
Navigazione temporale — usa le frecce accanto alla data per spostarti tra giorni o settimane.
Nuovo appuntamento — il pulsante in alto a destra apre un modulo dove inserisci nome cliente, telefono ed email (opzionali), i servizi prenotati, il professionista, la data e l'ora.
Espandi — passa alla visualizzazione a schermo intero per una maggiore leggibilità.

💡 Gli appuntamenti che inserisci tu nascono già confermati: chi li inserisce è, di fatto, chi li approva. E non richiedono mai un pagamento online, anche se hai attivato l'incasso sulla pagina pubblica.

5. Impostazioni: configurare la pagina di prenotazione

Dal menù Impostazioni personalizzi ogni aspetto della tua pagina pubblica, organizzata in diverse schede.

5.1 Pagina prenotazioni — Personalizza l'URL pubblico, il nome visualizzato, il logo, l'immagine di copertina, la palette colore e i contatti (telefono, email) mostrati ai clienti.

5.2 La tua attività — Indica settore, nome dell'attività, indirizzo, telefono ed email.

5.3 Orari di apertura — Imposti le fasce orarie di apertura per ogni giorno della settimana, con la possibilità di aggiungere più fasce nello stesso giorno.

ℹ️ Gli orari di apertura valgono per tutta l'azienda e sono ricorrenti. Le chiusure straordinarie e le festività non si gestiscono qui: si impostano come eccezioni sul calendario dei singoli operatori.

5.4 Team — Gestisci gli operatori abilitati alle prenotazioni e invita nuovi collaboratori. Per ciascun operatore configuri:

Orari settimanali ricorrenti — una o più fasce per ogni giorno (es. lunedì 9:00–13:00 e 15:00–19:00).
Eccezioni per data — giorno chiuso, orario ridotto o esteso in una data specifica.
Assenze — ferie, permessi, formazione: bloccano le nuove prenotazioni per tutta la loro durata; al termine la disponibilità torna da sola.
Tempo di stacco — i minuti da lasciare liberi prima e dopo ogni appuntamento.
Google Calendar — ogni operatore può collegare la propria agenda Google per sincronizzare gli impegni.

⚠️ Le assenze non toccano gli appuntamenti già presi: quelli restano in agenda e vanno spostati o cancellati a mano.

5.5 Servizi — Crei categorie di servizi e, per ciascun servizio, definisci nome, durata, prezzo e quali operatori sono abilitati a erogarlo. Quest'ultima informazione è fondamentale: è la base su cui il sistema sceglie chi può fare cosa.

5.6 Regole di prenotazione — Configuri il comportamento della pagina pubblica:

Approvazione — decidi se le prenotazioni dei clienti vanno approvate a mano o confermate automaticamente.
Preavviso minimo — quanto tempo prima il cliente può prenotare (predefinito: 120 minuti).
Orizzonte massimo — fino a quanti giorni nel futuro il cliente può prenotare (predefinito: 30 giorni).
Finestra di cancellazione — entro quante ore prima il cliente può cancellare da solo (predefinito: 4 ore).
Tolleranza mancata presentazione — dopo quanti minuti un appuntamento può essere segnato come "non presentato" (predefinito: 15 minuti).

5.7 Comunicazioni automatiche — Attivi conferme, promemoria e messaggi di mancata presentazione via email o SMS.

📌 Ogni comunicazione inviata utilizza i Crediti del tuo piano. Il mittente SMS può essere personalizzato; in assenza si usa quello di piattaforma.

5.8 Pagamenti — Colleghi un account Stripe per incassare online direttamente dalle prenotazioni (vedi punto 9 per il dettaglio). È una funzione opzionale e spenta di default.

6. Come nasce un orario prenotabile

Il sistema non mostra tutti gli orari possibili per poi scartare quelli occupati: calcola prima gli spazi realmente liberi. Uno spazio libero passa attraverso cinque controlli, in quest'ordine:

L'orario di lavoro dell'operatore per quel giorno. Nessuna fascia attiva = nessuna disponibilità.
Le eccezioni del suo calendario. Un giorno segnato chiuso salta del tutto; un orario ridotto o esteso sostituisce quello ordinario.
Gli orari di apertura dell'attività. Prenotabile è solo ciò che rientra sia nell'orario dell'operatore sia in quello aziendale.
Gli impegni già presenti — appuntamenti, assenze e (se collegata) l'agenda Google. Valgono tutti come tempo occupato.
Il tempo di stacco — ogni impegno viene allargato dei minuti di stacco, prima e dopo.

Inoltre: gli orari proposti cadono ogni 15 minuti; la durata dell'appuntamento è la somma dei servizi scelti; un orario compare solo se l'appuntamento intero ci sta; senza almeno un servizio selezionato non viene proposto nulla; mai orari nel passato o a cavallo della mezzanotte.

7. Il ciclo di vita di una prenotazione

Stato	Significato
In attesa	Ricevuta, aspetta la tua approvazione
In attesa di pagamento	Trattiene lo slot finché il cliente non paga
Confermata	Accettata e in agenda
Spostamento proposto	Hai proposto un nuovo orario, si attende risposta
In lista d'attesa	Registrata senza un orario assegnato
Arrivata	Il cliente si è presentato
In corso	Il servizio si sta svolgendo
Completata	Servizio erogato (finale)
Annullata	Cancellata (finale)
Rifiutata	Respinta dall'attività (finale)
Non presentato	Il cliente non si è presentato (finale)

Approvazione manuale o conferma automatica: con l'approvazione attiva la prenotazione del cliente nasce In attesa e va confermata o rifiutata; senza approvazione nasce già Confermata.

8. Modificare, spostare e cancellare

Il cliente, dal proprio link, può cambiare servizi, orario, preferenza sull'operatore, recapiti e note. Non può farlo se l'appuntamento è completato, annullato, rifiutato o "non presentato", né mentre è in corso una proposta di spostamento. Se cambia orario o servizi con l'approvazione attiva, la prenotazione torna In attesa.

Lo spostamento proposto da te: quando proponi un nuovo orario, il vecchio slot si libera subito. Se il cliente accetta, la prenotazione torna Confermata; se rifiuta, viene annullata (senza penale, perché sta rispondendo a una tua proposta).

📌 Per il cliente, spostare costa quanto cancellare: vale la stessa finestra di preavviso, perché in entrambi i casi lo slot viene liberato.

Cancellazione: il cliente deve cancellare almeno N ore prima (predefinito, vedi punto 4). Passato quel momento, la pagina non glielo consente più e deve contattarti. Tu e il team cancellate sempre, senza limiti.

9. Pagamenti online

Funzione opzionale e spenta di default. Chi non la attiva non vede cambiare nulla.

Chi la attiva: solo il titolare, completando la registrazione presso il fornitore di pagamento (Stripe). Il denaro va direttamente sul conto dell'attività; la piattaforma trattiene una piccola commissione (1%).
Quanto si paga: nessun incasso (predefinito), caparra (percentuale o importo fisso) oppure importo intero. Il cliente vede sempre due cifre: quanto paga adesso e quanto salderà in negozio.
Quando viene addebitato: se richiedi approvazione, l'importo viene bloccato sulla carta e prelevato solo al momento della conferma; senza approvazione viene prelevato subito.
Carrello abbandonato: se il cliente non completa il pagamento, la prenotazione resta In attesa di pagamento per circa 20 minuti, poi si annulla da sola e lo slot torna libero.
Rimborsi: in breve, si restituisce quanto incassato meno quanto è ancora dovuto (mai una cifra negativa). Se il cliente cancella oltre la soglia prevista, l'importo resta dovuto (nessun rimborso). La penale è solo del cliente: se sei tu ad annullare, o se il cliente rifiuta un tuo spostamento, non si applica mai.

ℹ️ Se hai scelto di incassare ma la registrazione non è ancora completa, i clienti prenotano lo stesso senza pagare: il sistema preferisce ricevere la prenotazione piuttosto che perderla. Il backoffice ti segnala se la registrazione è incompleta.

10. Prenotazioni con più servizi e più operatori

Una singola prenotazione può contenere più servizi, anche con operatori diversi. I servizi vengono messi in fila senza pause, ciascuno sull'agenda del proprio operatore, ma resta una sola prenotazione. L'operatore di riferimento è quello del primo servizio in ordine di orario.

Se scegli tu come staff, puoi decidere anche solo su una parte dei servizi (confermarne alcuni, spostarne altri): in quel caso la prenotazione si divide in due collegate, ognuna con il proprio link, e il cliente continua a vedere il quadro completo dal proprio link.

Come viene scelto l'operatore: se il cliente non lo indica, il sistema propone il "primo disponibile". Se lo indica, con un solo servizio compare solo la sua agenda; con più servizi lui copre ciò che sa fare e per il resto subentra un collega (l'orario viene segnalato come "non tutto con lo stesso professionista").

11. Mancata presentazione

Un appuntamento può essere segnato come "non presentato" solo dopo che sono trascorsi i minuti di tolleranza (predefinito 15), per non archiviare come assente un cliente semplicemente in ritardo. Le mancate presentazioni si segnano a mano.

12. Valori predefiniti da conoscere

Impostazione	Valore predefinito	A chi si applica
Approvazione manuale	disattivata	solo clienti
Preavviso minimo	120 minuti	solo clienti
Orizzonte di prenotazione	30 giorni	solo clienti
Finestra di cancellazione	4 ore	solo clienti
Soglia rimborso integrale	= finestra di cancellazione	solo clienti
Tolleranza mancata presentazione	15 minuti	tutti
Tempo di stacco	0 minuti	impostato sul calendario dell'operatore
Modalità di incasso	nessun incasso	solo clienti
Caparra	percentuale	solo clienti
Fuso orario / valuta / lingua	Europe/Rome, EUR, IT	tutti
Commissione piattaforma	1% dell'incassato	pagamenti online
Attesa pagamento non completato	20 minuti	pagamenti online

In sintesi

Le prenotazioni arrivano dalla pagina pubblica (clienti) o dal backoffice (tu e il team).
I limiti di tempo valgono solo per i clienti: lo staff non ha vincoli.
Configuri tutto dalle Impostazioni: pagina, attività, orari, team, servizi, regole, comunicazioni e pagamenti.
La disponibilità nasce incrociando orari operatore, orari attività, impegni e tempo di stacco.
I pagamenti online sono opzionali; attenzione alle regole su caparra, prelievo e rimborsi.

➡️ Cosa la piattaforma non fa ⬅️

Non distribuisce il lavoro tra operatori in modo automatico.
Gli orari dell'attività non ammettono eccezioni per data: chiusure e festività si gestiscono sui calendari dei singoli operatori.
Chi ha il link ha il potere: il link inviato al cliente vale come autorizzazione. Chiunque ne entri in possesso può vedere, modificare e cancellare l'appuntamento. Non va diffuso oltre il destinatario.
Le assenze non liberano l'agenda già occupata: gli appuntamenti già presi vanno spostati o cancellati a mano.